Monómeros Innova en las cuentas por pagar y domina los requisitos de facturación electrónica
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SITUACIÓN
· Cuentas por pagar dependía de tareas y captura de datos manuales
· El inminente régimen de facturación electrónica requería la digitalización de las órdenes de compra, las condiciones de pago y las notas de crédito
RESULTADOS
· Integración de Laserfiche con SAP ERP para digitalizar facturas internas y externas y automatizar el procesamiento de facturas
· Reducción del tiempo medio del ciclo de 72 horas a 10 minutos
· Mejora de la trazabilidad y el cumplimiento, la gestión de inventarios y la sostenibilidad
En 2019, Colombia se unió a otros países en exigir facturación electrónica obligatoria, un enfoque que requiere la digitalización de las órdenes de compra, los plazos de pago y las notas de crédito. Cada vez es más común en todo el mundo que se exija la facturación electrónica con el objetivo de ofrecer a los gobiernos un medio más eficiente de auditoría y de aplicar los impuestos y las tarifas aduanales.
Con el fin de adaptarse a los requisitos inminentes, la empresa agroindustrial Monómeros buscó un nuevo sistema de gestión de documentos (DMS) con capacidades de gestión de procesos de negocio (BPM). “Vimos que la versatilidad y capacidad que tenía Laserfiche como herramienta BPM nos permitiría llevar el control de nuestros documentos, además de que había una trazabilidad que cumplía con las leyes y las normas de Colombia sobre archivamiento de documentos”, dijo Esteban Echeverría, superintendente de informática de Monómeros. “Laserfiche no solo es una herramienta que nos permitirá llevar el control de los documentos, mantener la trazabilidad y cumplir con las normas de Colombia sobre archivamiento, sino que además ofrece una plataforma que nos permitirá automatizar los procesos de negocio en toda la empresa.”
Con la automatización de procesos y la gestión de registros de Laserfiche, junto con una integración entre Laserfiche y SAP, Monómeros cumplió los requisitos de facturación electrónica del país y, al mismo tiempo, aceleró el proceso de cuentas por pagar (AP). En la actualidad, el ciclo de cuentas por pagar de la empresa se ha reducido en promedio de 72 horas a sólo 10 minutos, lo cual supone una mejora del 99.77 % en eficiencia.
Las semillas de la innovación: Integración ERP
Monómeros es una gran empresa agroindustrial con una parte importante en el suministro de los fertilizantes necesarios de los cultivos más importantes de Colombia, como la papa, el café y la palma. Con una historia que se remonta a 1967, la empresa ha emprendido una serie de iniciativas de modernización para ser una empresa más eficiente y ágil.
Las cuentas por pagar (AP) son un área en la que la organización ha tenido un impacto tremendo. Con la necesidad de procesar miles de facturas al mes, tareas manuales como la captura de datos, la gestión de inventarios y la verificación de datos pueden retrasar las operaciones críticas en cualquier organización, lo cual lleva a que no se cumplan los plazos y genera desafíos en la relación con los proveedores y los clientes.
En Monómeros, el proceso de facturación implicaba tareas manuales y que el personal y las sedes geográficas enviaran las facturas.
“Durante la pandemia de COVID-19, las facturas tenían que ser asignadas manualmente a cada analista y enviadas físicamente a ellos para ser gestionadas en nuestro ERP,” dijo Carlos Daniel Machado, director de cuentas por pagar de Monómeros. “Los tiempos de ciclo desde que se recibían las facturas alcanzaban hasta 72 horas. Necesitábamos optimizar el proceso y reducir el tiempo”.
Además, el equipo de Monómeros tuvo que considerar los requisitos de facturación electrónica que iban a volverse obligatorios para las empresas en 2020. Esta tormenta perfecta los llevó a Laserfiche, que fue implementada con el apoyo del proveedor de soluciones Laserfiche, Gestec que tiene su sede en Colombia.
“Laserfiche ofreció un equilibrio entre todas nuestras consideraciones, incluyendo el costo, la funcionalidad, las capacidades de gestión de procesos de negocio (BPM), una buena experiencia de usuario y soporte local con Gestech”, dijo Esteban Echeverría.
El objetivo era digitalizar y optimizar el proceso para aumentar la eficiencia y reducir los costos; mejorar la visibilidad y el control; y fortalecer las relaciones comerciales.
Para hacer frente al desafío, los equipos de Monómeros y Gestech crearon un flujo de trabajo de Laserfiche en cuatro etapas e integraciones con el software SAP ERP de la empresa.
- Adquisición de facturas: Una vez recibidas, las facturas son digitalizadas e indexadas en Laserfiche. Laserfiche consulta los datos del proveedor y los compara con los metadatos de la factura, luego canaliza la factura al administrador de cuentas por pagar.
- Asignación: Una vez que el gerente de AP recibe las facturas en Laserfiche, las asigna a los analistas de AP correspondientes.
- Captura de factura: Los analistas reciben y revisan las facturas en Laserfiche, que consulta los números de seguimiento de las facturas que fueron introducidas en SAP.
- Pago: Los pagos se realizan en SAP, que consulta los números de propuesta de pago asociados a las facturas y los transmite a Laserfiche. Los números de pago de las facturas pagadas también se transmiten a Laserfiche y quedan registrados en los metadatos de las facturas.
El proceso no solo se aplica a las facturas externas, sino también a las internas que tienen que ver con el reembolso a los empleados.
“En el caso del reembolso a los empleados, ellos presentan su solicitud a través de un formulario de Laserfiche y adjuntan todos los documentos necesarios, y eso genera una presentación digital en Laserfiche en cuestión de segundos”, dijo Machado.
Madurez para la transformación digital
Con esta solución, Monómeros ha podido reducir el tiempo promedio del ciclo de 72 horas a 10 minutos. Con un promedio de 1,500 facturas al mes, Monómeros ha visto un gran impacto en el ahorro general de tiempo y costos. Como beneficios adicionales, Monómeros ha mejorado la trazabilidad y el cumplimiento, la gestión de inventarios y la sostenibilidad.
“Con la automatización de procesos de Laserfiche no solo hemos podido mejorar las prácticas de cumplimiento y optimizar los procesos, sino que también hemos mejorado el servicio al cliente y su experiencia en general”, declaró Machado. “Ahora estamos trabajando en una integración entre Laserfiche y nuestro proceso de recepción de facturas de los proveedores. Consideramos que todos los procesos comerciales que necesitan ser automatizados o integrados con nuestro contenido están dentro del alcance de las capacidades de Laserfiche. Esto nos entusiasma por todas las posibilidades futuras”.
